De nieuwe wetgeving Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft ook invloed op onze verzuimapplicatie Verzuimsignaal. Wat houdt dit voor u in? Wij leggen het in dit bericht aan u uit.
Inloggen Verzuimsignaal
De twee-factor-authenticatie code via de e-mail komt te vervallen, de SMS functie blijft wel bestaan. Per 1 mei 2018 is het mogelijk om via de mobiele telefoon met een code in een wachtwoorden-app in te loggen. Op uw mobiel download u een authenticator-app, zoals: Google Authenticator of SecurEnvoy. Deze apps genereren de tweede code die u invult nadat u uw gebruikersnaam en wachtwoord in de verzuimapplicatie Verzuimsignaal heeft ingevoerd.
Herstelcode
Bij Verzuimsignaal werken we met een persoonlijke herstelcode (PUK) die eenmalig met u wordt gedeeld. Bij verlies of vergeten van uw mobiele toestel kan deze code worden gebruikt. De code is persoonlijk, ons advies is om de herstelcode goed en veilig te bewaren. Deze code heeft u alleen nodig wanneer u geen toegang meer heeft tot uw twee-factor-authenticatie methode. Komt u niet meer in de verzuimapplicatie Verzuimsignaal en bent u de code kwijt? Dan kunt u een verzoek indienen bij de applicatiebeheer van Fizie. Zij kunnen u dan een nieuwe herstelcode verstrekken.
Rollen en inzicht gegevens
Fizie past de rollen van de gebruikers van Verzuimsignaal aan, zodat alle gebruikers alleen de noodzakelijke informatie zien. Omdat de rollen aangepast worden kan het zijn dat u binnenkort minder ziet dan u gewend bent.
Burgerservicenummer (BSN)
Het is u misschien al opgevallen dat u niet meer verplicht bent om het BSN van medewerkers in te vullen. Verzuimsignaal heeft het gebruik van BSN beperkt en gaat dit in de toekomst nog verder beperken. Met ingang van 1 mei 2018 is het invullen van het BSN geen verplicht veld meer. Dit houdt in dat het BSN niet langer als zoekwaarde wordt gebruikt. Leidinggevenden die inloggen bij Verzuimsignaal zien het BSN niet meer. Ook de casemanager van Fizie ziet het BSN van medewerkers niet. De werkgever of afdeling HR kan er nog wel voor kiezen om het BSN in te voeren in Verzuimsignaal, voor hen is het ook zichtbaar.
Bewaartermijnen
Gegevens van medewerkers mogen niet meer langer dan noodzakelijk worden bewaard. Voor de administratie verzuimgegevens (datum ziekmelding, verwachte duur en datum herstel) is geen wettelijk bewaartermijn. U moet de gegevens verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn.
Wettelijk bestaat er geen bewaartermijn van een re-integratiedossier. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is het redelijk om een re-integratiedossier in beginsel niet langer dan twee jaar na afronding van de re-integratie te bewaren. Als het dossier blijvende afspraken bevat - zoals aanpassingen in het gebruik van hulpmiddelen of taakinhoud - dan is het wel noodzakelijk dat het dossier langer wordt bewaard. Deze afspraken kunnen ook worden opgenomen in het personeelsdossier.
Bent u Eigenrisicodrager voor de Ziektewet? Dan geldt er een bewaartermijn van vijf jaar na einde van het dienstverband. Bent u Eigenrisicodrager voor de WGA en heeft de medewerker recht op een WGA-uitkering? Voor de benodigde gegevens geldt een bewaartermijn van tien jaar.
Fizie bekijkt alle dossiers die de bewaartermijnen overschrijden. Het is mogelijk dat één van de medewerkers van Fizie contact met u opneemt de komende periode.
Mutaties medewerkers en dienstverbanden
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het doorvoeren van mutaties van dienstverbanden. Voorheen kon Fizie u volledig ontzorgen met het in- en doorvoeren van gegevens, ook van niet zieke medewerkers. Vanaf 25 mei 2018 kunnen de casemanagers van Fizie u helaas niet meer ondersteunen. Dit is omdat de casemanagers alleen medewerkers zien die ziek zijn. U bent dan verantwoordelijk voor het invoeren of muteren van alle medewerkers. Zorg er dan wel voor dat uw gegevens up-to-date zijn, zodat de verzuimbegeleiding goed wordt opgepakt. De AVG verwacht dit ook van u.
Contact?
Zijn er nog vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met uw vaste casemanager via (0523) 28 27 37 of info@fizie.nl. U kunt ook het contactformulier invullen. Wij nemen dan contact met u op.